Бумажная бюрократия

Бюрократия — что это и как она работает

Бумажная бюрократия

Когда говорят о бюрократии, часто имеют в виду что-то плохое. Она выглядит препятствием к нормальной жизни — тем, что ограничивает права простых людей, заставляя их чувствовать себя маленьким винтиком большого и сложного механизма. С другой стороны, это явление существует на протяжении всей истории человеческой цивилизации. А это означает, что она является чем-то важным и необходимым.

1. Что такое бюрократия простыми словами

Бюрократия (от французского слова «bureau» — канцелярия и «кратос» — власть) — это способ управления обществом структурой стоящей выше.

Таким образом речь идёт о власти тех людей, которые являются частью механизма управления. При этом обычно речь идёт об обществе, хотя иногда этот термин может употребляться по отношению к сотрудникам фирм или организаций.

Часто это слово используют в тех случаях, когда считают, что соблюдение формальных правил в деятельности должностного лица считается более важным, чем фактическое исполнение своих обязанностей.

Однако для правильного понимания этого явления необходимо понимать, что государству для управления гражданами необходим аппарат, который его реализует.

Без существования таких людей общество существовать не может.

Негативный оттенок в восприятии бюрократии связан с тем, что, хотя представители этого слоя общества должны выполнять свои обязанности, но иногда, благодаря своему месту в механизме управления, присваивают себе властные полномочия.

Слово «бюрократия» используют для обозначения формализованного порядка действий и тех людей, которые его реализуют.

2. История бюрократии

Некоторые явления можно глубже понять, изучив их историю. Бюрократия появилась вместе с государством.

Впервые её можно было встретить тогда, когда возникали первые монархии: Древний Египет, Китай, Шумер и другие.

В это время возникла необходимость в аппарате чиновников, которые могли бы реализовывать распоряжения монарха, ведали распределением благ и осуществляли учёт имеющегося богатства.

Впервые детальным изучением этого понятия впервые занялся социолог и экономист Макс Вебер. Он определил то, что по его мнению представляет собой идеальная бюрократия:

  1. Управление основывается на легальных распоряжениях органов власти. При этом существует иерархия приказов, которые должны выполняться чиновниками.
  2. В процессе деятельности имеет место жёсткая централизация управления. У каждого начальника имеется коллектив подчинённых, которые выполняют его приказы. С другой стороны, он отвечает за результаты их действий.
  3. Труд участников бюрократической системы должен быть узко специализирован. При этом осуществляется чёткое распределение функций.
  4. Выполнение функций всеми участниками системы является подробно регламентированным. Отступления от установленного порядка считаются недопустимыми.
  5. В бюрократической прослойке существует система карьерного роста, основанная на опыте, квалификации, способностях и достигнутых результатах. В этой сфере действуют формализованные правила, которые не должны нарушаться.

Вебер рассматривал бюрократию в качестве положительного явления. По его мнению, она предназначена для того, чтобы сделать управление максимально эффективным. Он полагал, что бюрократические структуры способны осуществлять управление идеальным образом.

Вебер не ограничивался исследованием того, какой она должна быть с идеальной точки зрения, а старался изучать её реальные особенности. В частности, он разделял бюрократию на рациональную и иррациональную. В первом случае он выделял следующие характеристические черты:

  1. Сплочённость и концентрация усилий для достижения поставленных целей.
  2. Бюрократия должна подчиняться правилам, которые носят безличный характер.
  3. Каждый чиновник обязан нести ответственность за предпринятые действия на порученном ему участке работы.
  4. Применение иерархической структуры управления.

К иррациональным проявлением он относил ситуации, в которых функция управления и власть становились самоцелью, препятствуя выполнению поставленных задач. На практике это часто выражается в бездумной бумажной работе, ставшей самоцелью.

3. Разновидности бюрократии

Исследователи рассматривают три разновидности бюрократии: классическую, профессиональную и адхократию. Далее они будут рассмотрены более подробно.

3.1. Классический тип

В этом случае задачей является выполнение общих управленческих задач на основе следования общепринятым правилам. Такому способу организации работы свойственны следующие преимущества:

  • Деятельность происходит в соответствии с унифицированными правилами и процедурами.
  • Организация работы с течением времени не меняется.
  • Управление осуществляется централизованно.
  • Каждый участник системы действует на основе разделения труда и имеет свои чётко определённые функции.

Перечисленные факторы способствуют эффективности решения поставленных задач. Сильной стороной такого варианта бюрократии является эффективная организация работы на основе простоты и понятности каждого действия, включённого в систему.

Однако использование классической формы связано с наличием серьёзных недостатков:

  • Люди, которые трудятся в составе этой системы имеют слабую мотивацию, что существенно снижает эффективность работы.
  • Поскольку в большинстве случаев обязанности являются простыми и чётко определёнными, профессиональные и творческие способности играют незначительную роль. В такой деятельности им трудно найти какое-либо применение.
  • Слабым местом в функционировании классической бюрократии является возникновение сложных и непредвиденных ситуаций, требующих нестандартного подхода. Часто в таких условиях действия не являются эффективными, так как они не предусмотрены установленными правилами и требуют нестандартных подходов и решений.

Такая форма работы активно применяется в сфере государственного управления и активно используется в работе бюджетных организаций и предприятий, которые находятся в государственной собственности.

3.2. Профессиональные бюрократические структуры

Бюрократия имеет свои преимущества, связанные с чёткой организации деятельности. В рассматриваемом типе структур они соединяются с теми, которые основаны на профессионализме и использовании интеллектуального потенциала работников.

Отличительными особенностями профессиональной бюрократии являются:

  1. При определении конкретного способа организации работы и функций отдельных сотрудников основную роль играют стоящие перед бюрократической структурой задачи.
  2. При этом походе к управлению распределение обязанностей между сотрудниками менее формально по сравнению с классическим типом.
  3. Каждому начальнику на участке, за который он отвечает даётся большая степень самостоятельности в принятии решений.
  4. Для сотрудников является характерным высокий уровень компетентности.

При таком способе организации работы существуют следующие преимущества:

  • Профессиональная бюрократическая система способна эффективно решать различные типы задач, в том числе нестандартного типа.
  • Высокая степень мотивации не только отдельных сотрудников, но и организации в целом.
  • Организация работы такова, что сотрудникам даётся возможность в своей работе применять творческий подход.

Хотя профессиональная бюрократия эффективна, однако и такой способ организации труда имеет определённые недостатки:

  • В этой структуре власть предоставляется не только посредством административных методов, но и на основе способностей, уровня экспертности. Здесь осуществление руководства требует высокого уровня компетенции, что не всегда является достижимым.
  • В такой организации особенно важно найти подходящих сотрудников, у которых имеется соответствующий уровень профессионализма. Однако это не всегда осуществимо в полной мере — не всегда есть возможность найти профессионала.
  • Если отсутствуют перспективы развития, то это приводит к снижению уровня мотивации.

Такой вариант организации является более эффективным. Однако для своего функционирования он требует найма квалифицированных и людей творческого склада, эффективное руководство которыми требует высокого профессионализма руководителей.

3.3. Использование адхократии

Этот вид бюрократической организации можно рассматривать в качестве наименее формального варианта. В этом случае осуществляется временное объединение специалистов для решения конкретных задач. Для этого привлекают таких сотрудников, знания и опыт которых могут пригодится для выполнения работы.

При организации работ таким образом обычно отсутствует чёткая иерархия сотрудников. Форма организации работы выбирается такой, которая наилучшим образом будет соответствовать выполняемым задачам.

4. Почему бывают злоупотребления

Хотя обществу необходимо наличие лиц, которые выполняют управленческие задачи, тем не менее в этой сфере присутствуют злоупотребления. Они могут быть обусловлены различными причинами:

  1. Иногда действующие законы таковы, что некоторые юридические понятия и процедуры недостаточно детализированы. В таких случаях для принятия решения чиновнику приходится самому делать выбор. Такая ситуация фактически даёт ему некоторую власть над просителем.
  2. Законодательство представляет собой очень сложную систему. Различные законы могут быть приняты таким образом, что их положения в каких-то деталях могут противоречить друг другу. В таком случае перед чиновником возникает два варианта действий, среди которых он должен выбрать.
  3. Иногда закон чётко формулирует правила, но они расходятся с житейским здравым смыслом. Примером такой ситуации является необходимость ежегодно подтверждать инвалидность одноногому калеке. В таком случае бюрократ, требующий выполнения закона, выглядит жестоким, но на самом деле он просто выполняет свои обязанности.
  4. Среди бюрократов, как и среди других людей, существуют преступники, которые совершают злоупотребления. Борьба с ними является задачей правоохранительных органов.

Для того, чтобы устранить проблемы в деятельности, нужно бороться с теми, кто совершает нарушения. Кроме того, важно совершенствовать действующие нормативные акты, устраняя неоднозначности и приводя их в соответствие с сегодняшними требованиями.

5. Зачем бюрократия нужна

Без неё государство не сможет выполнять свои функции. Например, при рождении второго ребёнка в России молодой семье предоставляется материнский капитал. Он может быть использован для строго определённых целей.

Чтобы это проконтролировать, государство не выдаёт деньги на руки владельцу, а проверяет, на что он хочет его потратить и по его заявлению выполняет перечисление средств.

На всех стадиях этого процесса чиновники (работники Пенсионного фонда) выполняют определённую работу для того, чтобы обеспечить матери возможность использовать полученную сумму. Аналогичным образом бюрократия действует в других сферах жизни общества.

Заключение

Негативное восприятие бюрократии обычно обусловлено тем, что простой человек часто ощущает зависимость от решений того или иного чиновника. Он должен выполнять свои должностные обязанности, следовать установленным правилам, но не обладать властью над гражданами.

Источник: https://vsdelke.ru/raznoe/byurokratiya.html

Бюрократия

Бумажная бюрократия
?

Category: Чтобы понять, почему в статусах бюрократов важна каждая присутствующая или отсутствующая деталь( Есть отчество, нету отчества)
нужно дать определение, чем является бюрократия

Понятие бюрократииБюрократия — это социальный слой профессиональных управленцев, включенных в организационную структуру, -характеризующуюся четкой иерархией,-«вертикальными» информационными потоками,-формализованными способами принятия решений,-претензией на особый статус в обществе.Под бюрократией также понимают замкнутый слой высших чиновников,противопоставляющий себя обществу, занимающий в нем привилегированное положение,специализирующийся на управлении, монополизирующий властные функции в обществе с целью реализации своих корпоративных интересов.Термин «бюрократия» используется не только для обозначения определенной социальной группы, но и системы организаций, создаваемых органами публичной власти с целью максимизации своих функций, а также учреждений и ведомств, включенных в разветвленную структуру исполнительной власти.Объектом анализа при изучении бюрократизма являются:противоречия, возникающие при реализации функций управления;управление как процесс труда;интересы социальных групп, участвующих в бюрократических отношениях.
Теория бюрократии по Веберу
Появление термина «бюрократия» связывают с именем французского экономиста Винсента де Гурнэ,который ввел его в 1745 г. для обозначения исполнительной власти.В научный оборот этот термин вошел благодаря немецкому социологу, экономисту, историку Максу Веберу (1864-1920),

автору наиболее полного и всестороннего социологического исследования феномена бюрократии.

Вебер предложил следующие принципы бюрократической концепции организационной структуры:
-иерархическое построение организации;-иерархия приказа, построенная на легальной власти;-подчинение нижестоящего работника вышестоящему и ответственность не только за свои действия, но и за действия подчиненных;-специализация и разделение труда по функциям;-четкая система процедур и правил, обеспечивающая единообразие выполнения производственных процессов;-система продвижения и пребывания в должности, основанная на умениях и опыте и измеряемая стандартами;-ориентация системы коммуникаций как в организации, так и вне ее на написанные правила.
Термин «бюрократия» Вебером использовался для обозначения рациональной организации, предписания и правила которой создают фундамент эффективной работы и позволяют бороться с фаворитизмом. Бюрократия рассматривалась им как некий идеальный образ, наиболее эффективный инструмент управления социальными структурами и отдельными структурными единицами.
По мнению Вебера, жестко формализованный характер бюрократических отношений, четкость распределения ролевых функций, личная заинтересованность бюрократов в достижении целей организации приводят к принятию своевременных и квалифицированных решений, основанных на тщательно отобранной и проверенной информации.
Бюрократию как рациональную машину управления характеризуют:-жесткая ответственность за каждый участок работы:-координация во имя достижения организационных целей;-оптимальное действие безличных правил;-четкая иерархическая зависимость.
Однако позже Вебер стал различать бюрократию в позитивном смысле (западная рациональная система управления)
и в негативном смысле (восточная иррациональная система управления), понимая под восточной иррациональной системой управления такую, в которой инструкции, приказы, задания и прочие формальные атрибуты власти становятся самоцелью.
Теории бюрократии по Мертону и ГоулднеруПо мнению американских социологов Р. Мертона и А. Гоулднера, наиболее распространенной дисфункцией, порождаемой бюрократией, является перенос акцента с целей деятельности на ее средства, в результате чего жесткая иерархия, неукоснительное исполнение инструкций, строгая дисциплина и т.п. превращаются в тормоз на пути рациональности. Иными словами, рациональное устройство воспроизводит внутри себя элементы иррационального.
Роберт Мертон (1910-2003) оценивал бюрократию следующим образом:в результате неукоснительного следования формальным правилам и конформизма работники управления в конечном счете теряют способность принимать самостоятельные решения;постоянная ориентация на правила, реляции и формально разработанные руководства к действию приводит к тому, что данные нормативы становятся всеобщими и окончательными, а их соблюдение — основной задачей и результатом организационной деятельности;все это обусловливает отказ представителей бюрократии от творческого, самостоятельного мышления и даже от компетенции;следствием становится рождение стереотипного бюрократа, не имеющего воображения и способности к творчеству, не гибкого в применении официальных норм и правил;итог деятельности такого бюрократа — замкнутость бюрократической касты, возвышение ее над работниками.
Трудности в бюрократических структурах связаны с преувеличением значимости стандартизованных правил, процедур и норм, точно определяющих: как работникам следует решать поставленные перед ними задачи, реализовывать запросы других подразделений организации, взаимодействовать с клиентами и общественностью. Вследствие этого организация утрачивает гибкость в отношениях с внешней средой:клиенты и общественность ощущают неадекватность реакции на их запросы и требования, поскольку их проблемы решаются строго в соответствии с установленными нормами без учета сложившейся ситуации;если клиенты или представители общественности указывают бюрократу на излишнюю приверженность нормам, он ссылается на соответствующее правило или инструкцию;при этом бюрократ не может быть наказан, так как формально он действует абсолютно правильно.
Для бюрократической формы управления характерны следующие негативные социально-психологические черты:-игнорирование человеческой природы;-господство духа отчуждения;-ограниченные возможности высказывания взглядов, особенно тех, которые противоречат общепринятому образу мышления;-подчиненность личных целей работников целям организации;-несовместимость с развитой деятельной личностью;-игнорирование неформальной организации и межличностных отношений.
Американский социолог А. Гоулднер, развивая идеи Вебера, выделял в современном обществе два типа бюрократии:представительную, где власть опирается на знание и умение;авторитарную, где власть опирается на негативные санкции, повиновение превращается в самоцель, а власть узаконивается самим фактом пребывания в должности.
В социологии теория бюрократии является одной из самых разработанных.
Тем не менее к этой теме вновь и вновь обращаются. Почему?По мнению А. Тоффлера, бюрократия обладает тремя основными чертами — стабильностью, иерархией, разделением труда.
Социологи считают, что без бюрократии у общества нет перспективы развития, так как эта форма управления является единственно работоспособной и приемлемой. В связи с этим одна из основных задач современного управления состоит в изменении роли бюрократии в деятельности организации в соответствии с принципами, разработанными Вебером.Достижение этой цели возможно при изменении установок представителей бюрократии и провозглашении корреляции их благополучия и карьеры с конечным результатом деятельности организации.
Со времени изучения бюрократии Вебером она претерпела существенные изменения, развиваясь вместе со структурами организаций. В настоящее время различают три вида бюрократии.
Аппаратная (классическая) бюрократия полностью соответствует модели Вебера.
При таком типе бюрократии работники управления весьма слабо используют профессиональные знания, поскольку их основная обязанность — выполнение общих управленческих функций и они ограничены рамками своей роли в организации.Основными достоинствами аппаратной бюрократии являются:стабильность функционирования организации и органов ее управления;стандартизация и унификация всей деятельности, что снижает вероятность ошибок;сокращение времени ролевого обучения работников управления;формализация, обеспечивающая стабильность и слаженность работы;централизация, гарантирующая надежность управления.Аппаратной бюрократии присущи следующие недостатки:опасность возникновения бюрократизма;отсутствие достаточной мотивации;неполное использование умственных способностей и психологических особенностей работников;неэффективность в изменяющихся условиях и при возникновении нестандартных ситуаций, поскольку зачастую принимаются неадекватные и несвоевременные управленческие решения.Аппаратная бюрократия составляет основу управления в министерствах и ведомствах, в большинстве учреждений государственного или муниципального управления, может быть основой управления в организациях со стабильной структурой и мало изменяющимися отношениями с внешней средой.
Профессиональная бюрократияПрофессиональная бюрократия предполагает у управляющих наличие глубоких теоретических и практических знаний в узких областях деятельности, ограниченных ролевыми требованиями.Перечислим основные характеристики деятельности профессиональных бюрократов:высокие степень специализации и компетентность;учет не только процесса управления, но и условий его протекания;меньшая формализованность (по сравнению с аппаратной бюрократией);бОльшая свобода в принятии управленческих решений в рамках своей роли, гак как высший руководитель не столь осведомлен в решении узких, специфических вопросов деятельности;группирование рабочих мест по функциональному и иерархическому принципам и централизованное принятие управленческих решений.Для профессиональной бюрократии характерны следующие достоинства:возможность решения неординарных задач, требующих применения профессиональных знаний;весьма высокая мотивация работников на достижение организационных и групповых целей, а не только личных;ослабление контроля высшего руководства за деятельностью, что дает большую свободу для творческого решения проблем управления.Стоит отметить недостатки профессиональной бюрократии:эффективность ее резко снижается, когда организация функционирует в неизменных условиях, а основные се компоненты не подвергаются постоянному воздействию внешней среды;подбор, расстановка и обеспечение функционирования работников приобретают особое значение, так как уровень их профессионализма должен быть весьма высоким. Это предполагает дополнительные затраты на обучение работников управления;усложняются формы применения власти: помимо власти принуждения и вознаграждения здесь должны активно использоваться экспертная и информационная власть.
Адхократия как форма бюрократического управления возникла сравнительно недавно, в 1970-е гг.Термин происходит от лат. ad hoc — специальный и греч. kratos — власть.А. Тоффлер использовал его для обозначения организационной структуры, основу которой составляют временные рабочие группы, создаваемые для решения одной задачи или проекта.Адхократия — это аппарат управления, состоящий из работников, профессионально выполняющих управленческие функции. Эта быстро изменяющаяся адаптивная структура организуется вокруг проблем, которые решаются группами специалистов с различными профессиональными знаниями, подобранных в соответствии с ситуацией.Адхократы отличаются от идеальных бюрократов Вебера отсутствием строгого разделения труда, четкой иерархии, минимальной формализацией деятельности, быстрым реагированием на любые изменения во всех компонентах организации и внешней среде. Девизадхократии — максимальная гибкость и адаптивность по отношению к изменяющейся ситуации.Адхократия лишена многих недостатков, присущих бюрократии, наиболее эффективна в современных условиях и имеет перспективное будущее.Ядром системы ценностей бюрократизма являются:карьера, с которой связаны все помыслы и ожидания служащего;самоидентификация служащего с организацией;служение организации как средство достижения собственной выгоды.Из множества противоречий, существующих в управлении, в качестве основного можно выделить противоречие между объективно общественным характером управления (ибо в этот процесс вовлечены и прямо зависят от его результатов практически все члены общества) и субъективно замкнутым способом его осуществления, так как в итоге управление, призванное отражать волю общества, осуществляется довольно локальной социальной группой профессионалов-управленцев.Одной из существенных черт бюрократии является стремление монополизировать власть и управление. Достигнув монополии, чиновники стремятся организовать сложную систему служебной тайны, которая препятствует вынесению реальной оценки их действий служащими либо общественностью.Идеал чиновничьего регулирования заключается в том, чтобы самим издавать нормативные акты, принуждать общество к их исполнению, не допуская над собой какого-либо контроля.Таким образом, основной социально-политический интерес бюрократии состоит в реализации и защите монопольного отправления ею властных функций в обществе.
Одной из важнейших характеристик бюрократизма как общественного отношения является его паразитическая сущность.Это дискуссионное положение можно обосновать так.

Бюрократическое управление представляет собой труд, не производящий товара.

Если такой труд не создает потребительскую стоимость в виде эффективного управленческого решения,если правление неэффективно, то оно и не целесообразно, ибо не может удовлетворить ни личных потребностей, ни общественных.

Следовательно, это не труд, а его видимость.

В этом и заключается характеристика бюрократизма как общественного отношения, его паразитическая сущность. бюрократия

Источник: https://mislpronzaya.livejournal.com/234916.html

Бумажная бюрократия

Бумажная бюрократия

Определение 1

Бумажная бюрократия – это крайняя форма бюрократии, проявляющаяся в абсурдности количества документов, которое необходимо оформить для получения какой-либо государственной или муниципальной услуги.

Бумажная бюрократия – это негативное явление, которое отрицательно воспринимается пользователями государственных и муниципальных услуг.

Замечание 1

Аналогом термина «бумажная бюрократия» является термин «бумажная волокита».

Современное развитое общество стремится к демократизации государственных и муниципальных процессов, выработке мер борьбы с бюрократией.

Развитие бумажный бюрократии характеризуется следующими чертами, отрицательно воспринимаемыми обществом:

  • во-первых, постоянное увеличение численности документов, необходимых для получения какой-либо услуги от государства или муниципального образования. В условиях развития бумажной волокиты для получения одной справки может требоваться предоставление десятка других. Это увеличивает расходы гражданина на получение государственных и муниципальных услуг, поскольку многие документы являются платными, требуют нотариального заверения заверение и так далее. Кроме того, сбор документов требует значительных затрат времени, которые для работающего гражданина являются непозволительной роскошью;
  • во-вторых, абсурдная затягивание времени на оказание государственных или муниципальных услуг. Промежуток времени от момента принятия решения относительно обращения в органы государственного и муниципального управления за услугой до момента получения услуги затягивается за счет огромного количества требований к получателю услуги. Выполнение этих требований, в том числе получение различных справок и документов, требует больших затрат времени и искусственно затягивает процесс;
  • в-третьих, наличие противоречивых требований, призванных искусственно затянуть процесс оказания государственной и муниципальной услуги. Зачастую многие из тех документов, которые требуются для получения государственной или муниципальной услуги, в конечном счете оказываются не нужны для получения услуги. При этом финансовые средства и ресурсы времени, уже затраченные гражданами, не подлежат восполнению;
  • в-четвертых, общественное недовольство, вызванное негативными характеристиками бумажной бюрократии, трудностями общения с чиновниками, при получении государственных или муниципальных услуг. Развитие бумажной бюрократии отрицательно влияет на общественное настроение и отношение населения к государственной и муниципальной власти;
  • в-пятых, самоуправство отдельных чиновников, берущих на себя право выставления условий для получения той или иной государственной услуги.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Способы снижения уровня бумажной бюрократии

Снижение уровня бумажный бюрократии достигается различными методами, к числу которых относятся следующие:

  • во-первых, четкое ограничение списка документации, необходимой для получения государственной и муниципальной услуги определенного вида с распространением этого перечня на территорию всего государства. Эта мера унифицирует подход к оказанию государственных и муниципальных услуг на территории государства и обеспечит единообразие подхода к сбору документов;
  • во-вторых, оформление образцов документов по каждому пункту перечня документации, необходимой для получения государственной или муниципальной услуги. Эта мера позволяет исключить ошибки при заполнении документации и сократить время на получение государственной и муниципальной услуги;
  • в-третьих, организация контроля за соблюдением сроков оказания государственных и муниципальных услуг;
  • в-четвертых, обеспечение возможности обжалования результатов оказания государственных и муниципальных услуг в кратчайшие сроки, особенно в случае отказа от предоставления соответствующей документации по результатам оказания государственной или муниципальной услуги.

Электронное управление государством и муниципалитетом как способ предотвращения бумажной бюрократии

Одним из наиболее современных и перспективно эффективных средств борьбы с бумажной волокитой является организация электронного правительства на различных уровнях государственной и муниципальной власти.

Этот метод предполагает отказ от непосредственного общения гражданина и чиновника, а значит, сокращает возможности злоупотребления чиновниками своей властью.

Граждане получают возможность с помощью современных средств связи, в том числе сети Интернет, через соответствующие порталы оказания государственных и муниципальных услуг, осуществлять заказ этих услуг и получать их в электронной или при необходимости бумажной форме по результатам оказания.

Такая система взаимодействия граждан и чиновника исключает возможность предъявление несанкционированных требований к порядку получения государственных и муниципальных услуг.

Стандартизированные требования закреплены в электронном механизме получения государственных и муниципальных услуг и не могут меняться по прихоти отдельных чиновников.

Кроме того, преимуществом такой системы является снижение уровня коррупции, обусловленной отсутствием непосредственного контакта между чиновником, способным вымогать денежные средства, и гражданином, вынужденным дополнительно оплачивать получение той или иной государственной и муниципальной услуги.

Применение электронной формы взаимодействия чиновников и граждан сокращает количество бумажных документов, необходимых для получения государственной или муниципальной услуги. Получение государственной и муниципальной услуги в этой форме позволяет предоставлять для ее получения документацию также в электронной форме.

Это сокращает затраты времени на изготовление копий документов, их заверение у нотариуса. Также граждане наделяются возможностью получения государственной или муниципальной услуги на территории всего государства без совершения дорогостоящих поездок в другие регионы или муниципальные образования для оформления документации.

Источник: https://spravochnick.ru/gosudarstvennoe_i_municipalnoe_upravlenie/byurokratiya_i_byurokratizm/bumazhnaya_byurokratiya/

Бюрократия — это простыми словами

Бумажная бюрократия

Когда в обыденной жизни мы слышим слово бюрократия, нам представляется бесконечное сидение в очередях ради получения пустяковой справки, волокита и плохая непродуктивная работа органов власти, которые действуют по указке и предписанию свыше.

Мы также подразумеваем под этим понятием группу лиц, облеченных властью, призванных всячески усложнить нам жизнь придирками, копанием в ненужных бумагах и циркулярах. Однако, не бюрократия, как таковая, есть причина подобных неурядиц, а недостатки в выполнении правил работы многих организаций, простой человеческий фактор, размеры самой структуры, безграмотность.

Рассмотрим дословно: бюро — стол плюс — власть. Получается: власть стола или должности. Такая разновидность управления, в основу которого положен подбор чиновников, и есть бюрократия. Это иерархия и подчинение всех элементов центральному. С появлением государства появляется и бюрократия (древневосточные деспотии).

Но ещё в 1990 году Макс Вебер сформулировал определение бюрократии, что можно рассматривать, как полезнейшую вещь для человечества. Автор рассматривал её, как идеал, как модель с определёнными нормативами, которой надо придерживаться:

  • четкое разделение обязанностей чиновников;
  • иерархичность отношений во власти;
  • систематизация инструкций и правил;
  • строгий контроль нижестоящих звеньев стоящими выше;
  • безличный характер отношений в бюрократическом образовании.

Однако, ещё Маркс в своих работах отмечал формирование иерархической бюрократии (1843 г.).

Время и жесткая действительность привели к изменению простого первоначального смысла этого понятия. Конфликты между правящими политиками, исполнителями и нижними слоями, увеличение дистанции управленцев и функционеров, централизация, обеспеченность верхних эшелонов-вот яркие черты бюрократии.

Это способ взаимодействия людей, делающий функцию управления рычагом власти над нижестоящими группами.

Например, выполняя функцию распределения, присваивается привилегия распоряжаться некими жизненными ресурсами и плодами чужого труда.

Форма управления, где главная власть забирает рычаги и нити влияния, где жизнь регулируется предписанием свыше и называется бюрократией. Можно рассматривать её, как упадок, а управляющий аппарат паразитическим.

Ему свойственны рутинность, равнодушие, неповоротливость. Отрыв от народных масс приводит к ощущению вседозволенности, безответственности. Он делается зачастую рычагом террора.

Небольшой исторический экскурс

Марксисты-ленинцы хотели уничтожить бюрократию. Широкое привлечения народа к управлению, пробуждение активности масс — это те факторы, которые должны были этому способствовать, а революция — сломать старую властную машину. Но искажение идеалов и целей привело к созданию в СССР административно-командной системы.

Народ, практически, был удален от участия появившимся аппаратом бюрократии. Признаки угнетения и террора свидетельствуют о бюрократическом режиме. Тоталитарная система, сложившаяся в союзе не предполагала защиту прав человека, как и всякая бюрократия. Происходит отчуждение власти.

В Западной Европе в практике управления просматриваются черты бюрократии по Веберу. Это классическая бюрократия. Не одно государственно-организованное общество не может существовать без бюрократов.

Это профессиональные управленцы, которые сами не создают никаких ценностей. Их назначение-управление государственными делами, выполнение общественно-полезных функций. Такие работники редко используют свои профессиональные знания.

Их цель-компетентность управления.

Достоинства такой аппаратной бюрократии:

  • стабильность в управлении-распределение видов работ;
  • стандартизация (снижает возможность ошибок);
  • своевременное обучение сотрудников;
  • формализация, централизация.

Недостатки:

  • бюрократизм, как таковой;
  • слабая мотивация;
  • слабое использование человеческого ресурса;
  • негибкость в критичных ситуациях, возможность неадекватных решений.

Такой вид бюрократии может быть применим в организациях с устойчивой структурой внешней средой.

Бюрократия развивается и изменяется. Используя новые подходы для достижения целей, современные системы менеджмента, ориентируясь на человеческие и этические установки, развитые демократические государства имеют приемлемую систему бюрократии. Поиск равновесия в администрации между профессиональными и политическими сторонами дает оптимальный результат.

Сталкиваясь в повседневной жизни с проявлением бюрократии, мы наблюдаем её «бытовое» отражение. Обвиняем в этом государство и чиновников. Тогда как понятие «бюрократия» гораздо шире и глубже. Оно включает в себя не только негативные аспекты. Без бюрократов (в хорошем смысле этого слова) оказывается трудно жить, руководить и просто двигаться вперед.

Источник: https://fin-journal.ru/byurokratiya-eto-prostymi-slovami/

В защиту бюрократии и о пользе бумажной волокиты

Бумажная бюрократия

Система без бюрократии не позволяет добиться эффективной работы и построить долгосрочный бизнес. Возможности собрать необходимую и достоверную информацию в стохастической системе не будет никогда: каждый дает лишь то, что может и хочет дать.

Бюрократическая система имеет множество недостатков, но это лучшее, что на сегодняшний день выработало человечество в сфере управления большой системой: государством, армией, коммерческой структурой.

Для того чтобы построить действительно долгосрочный, крупный бизнес, его нужно бюрократизировать.

Дмитpий Влaдимиpoвич Cтeпaнoв, кандидат экономических наук, президент холдинга «Пpoдовольственная биpжа» (сеть универсамов «Пoлyшкa»).

Еще с советских времен термины «бюрократия», «бумажная волокита» приобрели негативный оттенок. Разумеется, всякая вещь, «доведенная до своего логического абсурда», может показаться уродливой. Однако всегда стоит разобраться, откуда что возникло и так ли уж необоснованно оно было вначале.

К сожалению, за последние годы рыночных реформ многочисленные попытки некоторых руководителей «избежать бюрократизации» и «не впадать в бумажную волокиту» дали такой обширный материал для анализа, что даже не приходится особенно фантазировать на тему «что будет, если отказаться от бюрократии».

Существует

центрическая система, где отсутствует бюрократический принцип разделения полномочий. Она позволяет работать на определенных участках и решать локальные, ограниченные во времени задачи. Сейчас такую систему принято называть «

командой». Сама по себе она действительно не требует такой жесткой фиксации и формализации всех правил и процессов, как бюрократическая система.

Это компенсация за те ограниченные возможности, которыми обладают центрическая система и командный стиль работы.

Однако и здесь, хотя бы на уровне неформальных взаимоотношений, присутствуют определенная фиксация и распределение функций. Полное же отсутствие такого закрепления рождает систему

стохастическую (от греч.

stochastikos; вероятностно-статистическую в средствах выражения, нежесткую в характере следования закону или тенденции, нечеткую, расплывчатую в траектории или диаграмме), в которой распределение обязанностей и иерархия отсутствуют напрочь.

Не надо думать, что такое невозможно в принципе. К сожалению, печальные примеры подобной организации дел существуют. Да, конечно, какие-то названия должностей и какое-то формальное распределение обязанностей будут иметь место, однако никакого значения им придаваться не будет.

Как и везде, минусов без плюсов не бывает. Стохастическая система позволяет широко пользоваться возможностями по укрытию информации от части участников системы, избегать ответственности за неверные управленческие решения и перекладывать ее на людей, никакого отношения к ним не имеющих.

Ведь ничего не зафиксировано, ничто не определено. И на фразу: «Я не был в курсе» всегда можно найти ответ: «В твоей должности ты обязан был быть в курсе и предотвратить, предпринять, проинформировать».

И крыть нечем — не то, что ни одной должностной инструкции нет, нет даже приказа, распоряжения, определяющего порядок работ и обмена информацией; даже элементарные служебные записки стохастическая система отвергает как явление.

Следовательно, о том, кто кому чего был должен предоставить и кто что должен был сделать, всегда можно «вспомнить» задним числом, когда наступил определенный провал. Впрочем, столь же велики возможности для самооправдания нижестоящих сотрудников.

Приходится признать, что при всех своих неоспоримых преимуществах (и главное из них — отсутствие бюрократизации)

стохастическая система не позволяет одного: добиться эффективной работы и построить долгосрочный бизнес. Ведь для того чтобы добиться эффективности, эту эффективность надо сначала проанализировать.

А возможности собрать необходимую и достоверную информацию в стохастической системе не будет никогда. Каждый дает то, что может и хочет дать.

При обнаружении несоответствий всегда можно сослаться на то, что тебя неправильно поняли, или ты неправильно понял, или, на худой конец, тебе дали не ту информацию.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Защитные механизмы психики

Стохастическая система склонна к резким поворотам и сменам курса. Нам никогда не удастся оценить такого рода систему в целом. Долгосрочные задачи, которые не были бы пустыми лозунгами, тоже отсутствуют. Поэтому руководители в стохастической системе обычно решают

ближайшие задачи, причем самыми очевидными и простыми способами.

Поскольку долгосрочные последствия не учитываются (да просто и не могут быть учтены), то сократить целое управление, для того чтобы через месяц набрать его вновь и еще два месяца восстанавливать нарушенную работу, для стохастической системы — абсолютно нормальное явление.

Столь же нормально для нее и ситуация, когда одна группа в системе рассматривает возможность и изучает перспективы некого мероприятия, давно уже осуществляемого другой группой, абсолютно не проинформированной о деятельности первой.

Как ни странно, стохастическая система часто рождается из заорганизованной бюрократической.

Это происходит, когда процесс бюрократизации и формализации доходит до такой степени, что информация все равно вовремя не предоставляется, любое необходимое решение не принимается из-за чрезвычайно сложной процедуры согласований и виз, которые все равно не получить, потому что участники системы преследуют в своей деятельности любые цели, кроме тех, ради которых, собственно, и создавалась система. Тогда для того чтобы хоть как-то выполнить свои должностные обязанности, сотрудники начинают создавать между собой

неформальные связи. Когда клубок этих «неформальных» связей опутывает всю фирму, она становится стохастической.

Другой способ создания стохастической системы заключается в том, что

малая группа разрастается до большого предприятия, так и не отстроив иерархической системы, не распределив и не зафиксировав обязанности и полномочия. Часто это происходит из-за «нежелания бюрократизироваться», а вернее, из-за недопонимания значения бюрократии.

Но бывает, что это связано либо с опасением руководителя делегировать подчиненным свои полномочия, либо с желанием менеджеров «половить рыбку» в мутной воде всеобщей неразберихи, а проще говоря, разворовать предприятие.

Так или иначе, последствия установления стохастической системы для предприятия всегда отрицательные.

Как ясно из написанного выше, эта система может позволить решить некоторые текущие проблемы застопорившейся бюрократической системы. Но она не решает главного, стратегического вопроса.

Она не позволяет системе расти и развиваться, а следовательно, не может существовать долго. Ее надо менять — в противном случае она уничтожит сама себя.

Ни в коей мере не хочу сказать, что бюрократическая система не имеет недостатков, но это лучшее, что к данному моменту смогло выработать человечество в сфере управления большой системой: государством, армией, коммерческой структурой.

Перейти к бюрократической системе от стохастической очень сложно. Во-первых, очень часто в «подложке» стохастической системы существует формальная бюрократическая система.

Попытка вернуться к ней смерти подобна, поскольку эта «фиговая» бюрократия для реальной жизни все равно не приспособлена и будет давать сбоев еще больше, чем действующая стохастическая система.

Для того чтобы создать новую бюрократическую систему, нужно сначала

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Что дает и что отнимает «черный нал» у бизнеса

расчистить для нее место. Даже если стохастическая система существует в своем «чистом» виде, при зачаточных и непрорисованных признаках бюрократии, реформировать ее будет непросто. Как говорится, в мутной водичке хорошо рыбка ловится.

В стохастической системе морально нечистоплотным сотрудникам очень удобно решать свои личные проблемы за счет предприятия, поскольку возможности по прикрытию воровства и использования служебного положения в личных целях поистине безграничны.

Разумеется, те, кто ведет себя таким образом, так просто своих кормушек не отдадут. Систему придется ломать. И поможет в этом центрическая система или команда.

Независимо от того, хороша или плоха система, она всегда состоит из людей и она не может быть лучше, чем люди, ее составляющие. Для того чтобы менять систему, нужна

волевая личность; эта личность должна занимать руководящий пост, в противном случае у нее не будет достаточно полномочий для задуманных реформ. Классический пример такого реформатора в российской истории — Петр Первый. Но даже столь волевая личность не сможет сделать ничего в одиночку. Ему

нужна команда, и что важно, состоящая из преданных лично ему людей. А это уже классическая центрическая система.

Заняв ключевые позиции в руководстве предприятия, члены этой команды могут

переключить на себя все информационные потоки и полномочия по принятию решений и таким образом сломать стохастическую систему (между прочим, не только стохастическую, но и бюрократическую).

Недаром на предприятиях, где меняется собственник, очень часто вначале приходят именно те руководители, которые действуют по центрическому принципу. Это нужно, чтобы сломать старую систему.

А дальше?

Центрическая система скрывает в себе ряд недостатков, в частности, все то же отсутствие формальной фиксации прав и обязанностей. В ней всегда присутствует соблазн чуть-чуть «подвинуть» соседа, встать немного поближе к трону. Возникнет жесткая внутренняя борьба. А особенностью центрической системы является то, что в ней

любой служебный конфликт мгновенно перерастает в личностный, и наоборот. Потребность работать в условиях высоких нагрузок или противоборствовать некоему сильному врагу несколько «сглаживает» эти проблемы. Но как только наступает мир и покой, начинается жесточайшая внутренняя борьба.

Нормальный же бизнес предполагает как периоды наибольших напряжений, так и времена расслабления и стабилизации. Последние необходимы для накопления сил, залечивания ран и «переваривания» добычи. Однако и в эти периоды участники команды хотят развиваться, усиливать свои позиции, увеличивать доходы.

При отсутствии возможности проявить себя «во внешнем конфликте» их энергия выплескивается в конфликтах внутри команды. Если же амбиции наиболее активных участников системы не будут ограничены хоть каким-нибудь регламентом, период стабильности мгновенно перерастет в гражданскую войну, которая может погубить все дело.

А регламент, это, как ни крути, бюрократия.

Кроме того,

центрическая система не предполагает обмена информацией между ее ветками. Это «солнышко», где все потоки информации и решений идут строго по «лучикам» от центра и наоборот. Представьте себе, что будет на крупном промышленном предприятии, если обмен информацией между производственными цехами и бухгалтерией будет производиться только через приемную генерального директора?

Нужен регламент взаимодействия, а это опять бюрократия.

Итак,

для того чтобы построить действительно долгосрочный, крупный бизнес, нужно его бюрократизировать. То есть установить регламент, четко определить служебные полномочия и ответственность, зафиксировать иерархию. Притом, прошу обратить внимание, сделать это все надо

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Практические возможности использования трансфертных цен

письменно, максимально четко и ясно. Внутреннюю борьбу никто не отменял. Люди склонны «забывать» невыгодные им правила игры.

А вот четко прописанный регламент и должностную инструкцию «забыть» сложно, потому что оппонент всегда может напомнить. Когда это делается со слов, кем-то когда-то сказанных, спорить можно до бесконечности.

А вот когда на свет выставляется бумага с конкретной датой и печатью, впасть в «склероз» сложно.

Не надо думать, что для подчиненных это несет одни проблемы в виде жесткого контроля над ними со стороны руководства.

В стохастических и центрических системах руководство тоже склонно «забывать» об обещаниях бонусов и премий по мере приближения окончания проекта.

Утвержденное же положение о премировании, распоряжение о распределении… и так далее вселит определенную уверенность в завтрашнем дне.

Для того чтобы быть эффективной, бюрократизация должна быть разумной. Разумеется, испортить можно любое дело, и элементарную логику и рассудочность никто не отменял. Но все-таки история еще не знает примеров того, как крупная система вырастала без бюрократизации.

Лучше всего, если создаваемая фирма сразу начнет строиться на принципах разумной бюрократии. Ломка системы — дело болезненное. Иногда, когда процессы вживания в определенную систему зашли очень далеко, она может быть изменена только с заменой людей.

Так, некоторые достаточно опытные руководители, не сумевшие вовремя отказаться от центрической, командной модели руководства, были вынуждены оставить свои посты и уйти, уступив место «бюрократам» и «аппаратчикам».

Жизнь есть жизнь, и система, выбравшая неоптимальную форму существования, погибает.

Бизнес может быть организован как стохастическая, центрическая и бюрократическая система. Стохастическая система является формой спасения системы от излишней бюрократизации, но не позволяет развиваться и представляет собой, по сути, систему пролонгации гибели. Центрическая система обладает определенными возможностями развития.

Главное ее достоинство — это умение сломать любую другую систему. Но она не в состоянии пережить полный цикл напряжений и расслаблений. Кроме того, начиная с определенных размеров системы, ее строительство на центрических принципах уже невозможно.

Развитие и рост большой системы в достаточной степени возможен только на принципах разумной бюрократии.

Наглядный пошаговый метод создания практически любой организации или группы организаций изучается в спецкурсе «Разработка организационной структуры».

Наш каталог учебных программ содержит десятки практических курсов по менеджменту и управлению для повышения квалификации с любого начального уровня.

При обучении по индивидуальной программе вы можете составить свой учебный план из любых управленческих дисциплин, исходя из ваших интересов, целей, желаний и потребностей.

Источник: https://www.elitarium.ru/v_zashhitu_bjurokratii/

Booksm
Добавить комментарий